Kako biti bolj produktiven

Občutek preobremenjenosti? Če ste, ne da bi želeli dodati svoje skrbi, se spomnite, da je to začaran krog. Glede na študijo britanskega zdravega delovnega mesta, zaradi visokega stresa in pomanjkanja telesne dejavnosti, industrija vsako leto izgubi do 27 dni produktivnega časa na zaposlenega. Vzorec je poznan vsakemu rdečemu krmarju, ki vodi gimnastiko: skupek sestankov pomeni, da v telovadnici ni časa, načrtovani večerni obrok pa se oddalji od zadnje minute milosti iz Deliverua. Težava? Življenje z visoko vsebnostjo ogljikovih hidratov in pomanjkanje vadbe naredijo Jacku neproduktivnega fanta - in po drugem dnevu počasnega e-poštnega pregona in odlašanja z dušo, je težava še slabša. Čas, da ga popraviš.

Vstopite v Graham Allcotta, nekdanjega izvršnega direktorja in samoproizvajalca "nindža produktivnosti". "Nisem eden tistih naravno organiziranih ljudi," pravi Allcott. "Moj naravni način dela je povsem nasproten: na lahkotnem, idejnem, bolj udoben na strateškem nivoju kot na ravni" delaš ", alergičen na podrobnosti in nerealno glede tega, kaj je mogoče doseči v določenem časovnem obdobju. Vse te značilnosti so na svoj način med svojimi močmi in so mi postale uspešne v stvareh, ki sem jih naredil. "

Medtem ko Allcott pravi, da igra do teh moči, jih tudi prepozna "kot hude slabosti, ki so. Spreminjanje mojih lastnih slabih navad in razvoj močnih, pozitivnih novih mi je omogočilo, da pomagam drugim storiti enako. "Z zamenjavo časa za upravljanje pozornosti, neusmiljen pri elektronski pošti in prekinitev preobremenitve informacij, Allcott obeta, boste dobili vse svoje delo končano in imajo čas za kuhanje v seriji, stiskanje klopi in občasno Netflix binge - in se boste počutili bolje zjutraj. Vaš krepostni krog se začne tukaj.

Odpravite Stres

Stres je neizogiben - to je smiselni kemični odziv vašega telesa v težkih in nevarnih situacijah. Vaš problem: mehanizmi, ki so se razvili za zaščito pred saberskimi tigri, niso imeli časa, da bi dohiteli takojšnje sporočanje in vedno na iPhonesu, stalni pritisk majhnih stresorjev pa je producent. "Karkoli že delamo, lahko nas adrenalin doseže, da bi nemogoče," pravi Allcott. "Toda, ko prečkamo črto od zdravega adrenalina v nezdravo, stresno in nesrečno, se premikamo od motivacije in zagona do dušenja." Prepoznamo, kdaj se to dogaja in ga boste lahko odpravili.

Določite svoje sprožilce

Različni ljudje se dobro soočajo (in slabo) z različnimi situacijami. "Tri ključna področja stresa, ki so značilna za večino ljudi, so panična, ker so preobremenjena z delom, pomanjkanje jasnosti o tem, kaj storiti in sprejemanje težkih odločitev", pravi Allcott. Vzemite pet minut, da ocenite od 1-5, kako zaskrbljujoče je vsako od teh, in boste vedeli, kam naj se osredotočite na svoja prizadevanja.

Pridobite nekaj perspektive

Preprosto je misliti, da se vsi drugi premikajo hitreje od vas in dosežejo več, še posebej, če posvečate pozornost njihovim prispevkom v družabnih medijih. Pomislite na obraz, ki ga predstavljate svetu, v nasprotju s kakršnimi koli negativnimi občutki, ki bi jih lahko dejansko imeli, in ne pozabite, da drugi ljudje počnejo enako.

Spoprijeti s temi sprožilci

Zdaj uporabite svoj seznam: kaj je prvi korak pri obravnavi stresorjev, ki ste jih pravkar zabeležili? Če je nejasnost glede ciljev težava, na primer, delo na razjasnitvi - ali to pomeni, da sedite sami ali načrtujete sestanek, da ga razvrstite s kolegom. Če je preobremenjeno, naredite seznam različnih nalog in se odločite, kateri je najbolj produktiven korak, ki ga lahko opravite na vsakem od njih.

Sprejeti konflikte (ko jih potrebujete)

Nihče nima konflikta razen sociopatov, včasih pa je to potrebno. Odpuščanje konfliktov je ključni stresor. Če se lahko takoj obrnete, naredite to. Mirno in spoštljivo, seveda.

Naj bo igrivost

Usmerite se v stanje igrivega, produktivnega zagona, kjer ste pozitivni, sproščeni in pod nadzorom. Ne pozabite: edina stvar, ki je tu drugačna od občutka, ki je poudarjena, zaljubljena in neumna, je tisto, kar se dogaja v tvojih mislih.

PRIPOROČENA: Kako ravnati s stresom pri delu

Get Organized

Če je vaša pisalna miza papirja in vaš računalnik namizje izgleda kot Blizzard, je čas, da se vrnete nazaj. "Kot mnogi ljudje uporabljam papirne referenčne sisteme v teh dneh manj in manj, in želim doseči točko, kjer sem resnično brez papirja - vendar so časi, ko bo le vložil papir," pravi Allcott. "Zamisel o doseganju brezpapirnega urada za mene se zdi kot napačen cilj za cilj. Začni z "veliko manj papirja". "Evo, kako je to storjeno.

Bodite neusmiljeni

Vrzite ali reciklirajte kateri koli kos papirja, ki vsebuje material, ki je na voljo na spletu, vključno z arhiviranimi časopisi ali revijami. Poudarite pripombe in stvari, za katere boste verjetno potrebovali fizične kopije - potrdil, reči in dokazil naslova.

Imeti "dobre ideje park"

To je vaš odlagališče za stvari, ki bi jih lahko brskali, poskusite ali gledate, kdaj ste zaljubljeni v ideje za prihodnost. Lahko bi bil program, ki je bil shranjen v aplikaciji, ali samo dokument, ki temelji na oblaku.Vključite podnaslov za priporočila za glasbo / film in YouTube, ko potrebujete zabavo ali imate rezervne deset minut.

Napišite kontrolne sezname

Za vsako redno dejavnost bodo prihranili na možganskem prostoru. Obdržite jih za svojo tedensko trgovino, naloge, ki jih morate opraviti tedensko ali mesečno, in za družabne stvari, ki bodo sicer potisnjene na zadnjo vrsto čakalne vrste. Ja, pokliči svojo mamo.

Ohrani koledar

Sliši se smešno preprosto, ali dejansko to storite? Vodenje spletnega urnika sestankov, ki jih je treba hraniti, osvobodi dragoceni pomnilnik, ki bi ga drugače uporabljali, če bi jih spremljali. Če ste obveščeni o različici na papirju, se s telefonom pogosto fotografirajte.

Odločanje o praksi

Biti neusmiljen je najprej težko, toda ko se boste vkrcali v preobremenitev informacij, se ukvarjali z e-pošto in uporabili kontrolne sezname, bo to enostavno. Držite se - nagrade bodo vredne.

Bodite bolj produktivni

Vaš stari opravilo je obsojen. "Zagotovo nam ni dovolj, da bi lahko upravljali različne ravni kompleksnosti, s katerimi se srečujemo pri našem znanju, od takojšnjih ukrepov do tistih stvari, ki bi jih lahko opravljali, do širših nalog na ravni projekta", pravi. Allcott. "Eden od razlogov, ker standardni seznami opravil ne delujejo, je, da pogosto poskušajo narediti, kar morate ločiti na dva ali tri različne sezname." Tukaj je nova, večplastna različica.

Seznam projektov

Projekt je vsak kos dela, ki potrebuje več kot nekaj korakov za dokončanje. Getting a new phone, recimo, ni samo ena stvar: to pomeni raziskave, primerjave cen, nakupovanje in telefonski klici. Seznam vaših projektov mora biti za stvari, ki jih ne potrebujete vsak dan, vendar boste potrebovali opomnik, da preverite, ali napredujete - morda enkrat na teden. Za vsak projekt se odločite za kakšen cilj želite in kako boste merili uspeh, preden ga zapišete.

Seznam glavnih dejanj

To je vaš največji, najbolj dinamičen seznam in bi moral vsebovati vsako dejanje, ki bi ga lahko naredili takoj za vsak projekt, na katerem delate. Bodite specifični, ne pa splošni: na primer "ponazoriti osnutek predstavitve in odločiti o končnih spremembah", je boljši od "zaključka predstavitve". S tem seznamom boste vedno vedeli, kaj storiti. Osredotočite se na naslednjo akcijo, ki ne zahteva vnosa drugih ljudi, preden ga lahko dokončate.

Seznam dnevnih opravil

To je osredotočena izbira s seznama glavnih dejanj. "Pomislite na seznam glavnih dejanj, kot je garderoba, polna vseh vaših oblačil in dnevnega lista, kot stvari, ki jih boste nosili danes," pravi Allcott. Zapišite jo na beležko po njej ali označite nekaj stvari kot »prednostno« v svojem koledarju. Nisi nadčloveška, zato izberite dve ali tri najpomembnejše stvari in se prepričajte, da ste jih naredili.

Končna informacija Preobremenitev

To je večji problem, kot je bil pred dvema letoma, kaj šele deset, in še bolj stresen kot vedeti, da ste zamudili nekaj ključnega pomena, ki ga morate ukrepati, je možnost, da ne veste. "Dejstvo, da sploh ne veste, katere druge možnosti ali grožnje so pokopane v tem naboru e-poštnih sporočil - ali vsi drugi deli informacij o družabnih medijih, s katerimi ste zaseženi, je vzrok večine stresov na podlagi elektronske pošte" pravi Allcott. "Ljudje postanejo suženj na svojem e-poštnem računu, ko se še bolj vzpenja in hitro postane stalni odtok pozornosti - nikoli v resnici ne odpravlja gorskega problema pred vami, samo redno opominjajoč se, da je planina še vedno tam, da se plezate. "Poznat sem? Tukaj je, kaj storiti.

Povezovanje s preusmeritvijo

Preverjanje e-pošte in socialnih medijev je prijetno, saj se počuti kot napredek. To ni. Prvi korak: izklopite vse zvoke in grafike, ki vas označujejo za preverjanje novih e-poštnih sporočil. Spremenite svoje razmišljanje od "preverjanja" do "obdelave". Vsakič, ko odprete mapo »Prejeto«, bi moral biti vaš cilj, da obdelate, kaj je tam, da ne vidite, ali je kaj novega.

Uporabite Ds

Vaša nova mantra: Izbriši, storite to zdaj (če bo trajalo manj kot dve minuti), storite pozneje, pooblastite ali odločite, da ne potrebuje ukrepa, ampak ga je mogoče vložiti - bodisi za bodoče reference ali preveriti, ali je kdo drug sledil na njem.

Nastavite e-poštno sporočilo "smrtno kazen"

Premakni vsak elektronski naslov, starejši od šest mesecev, v svojo mapo. V prihodnjem koledarju dodajte čas v šestih tednih in če jih do takrat ne potrebujete, jih izbrišite. Podobno nastavite filter za brisanje e-poštnih sporočil oseb, ki so zapustile vaše podjetje.

Ne obsedite nad podmapi

Potrebujete le tri: akcije, branje in čakanje (dodajte @, če je potrebno, da jih ohranite na vrhu strukture mape e-pošte). Dejanje je za stvari, ki potrebujejo dejanje, ki traja več kot dve minuti. Branje je za daljša e-poštna sporočila, ki jih boste morali sčasoma priti. Čakanje je za e-pošto, kjer čaka na nekoga drugega, da naredi nekaj - in kje želite uspešen zaključek. Če vam je vseeno, jih ne sledite.

Pojdite temno

Zdaj, ko ste bolj organizirani, namesto da preverite svojo e-pošto, kadar koli se vam zdi všeč, naredite to v določenih časih. Eden od možnih pristopov je 50-50 - hiter pregled prejetih sporočil zjutraj, nato pa brez e-pošte do popoldneva, ko lahko gremo v celoti.Druga možnost je, da nastavite tri redne čase: zgodaj zjutraj, kosilo in konec dneva, ali, če ste v posebej reaktivnem poslu, dodelite deset minut enkrat na uro in uro.

Osredotočite se na pozornost

Pozabite na upravljanje časa. V informacijski dobi, kjer je vaša pozornost bolj pomembna. "Na delovnih mestih, ki temeljijo na znanju" - ki so resnično edina delovna mesta, ki se upirajo avtomatizaciji - ste hkrati šef in delavec, "pravi Allcott. "Odgovorni ste, ne samo za opravljanje dela, temveč za odločanje o tem, kaj je delo, in odločanje, ali se boste odzvali na nove vložke s spremembo svojih prednostnih nalog." Rezultat: konflikt, neodločnost in odlašanje, saj je težko vedeti, kdaj "šef "Ali" razmišljanje "se konča in začne se" delavec "ali" delati ".

Razumeti pozornost

To je bolj omejen vir kot čas. Lažje je prepoznati, da vaša pozornost ni uspela, če ste na Cvrkutu šest ur na dan, vendar če porabite 80% vaše pozornosti na sestankih, potem ne bodite presenečeni, če niste pozorni na druge stvari. Pomislite na pozornost, ne v čas, kot svojo novo valuto in jo razdelite v proaktivne, aktivne in neaktivne faze. Poskušajte narediti svoje najboljše delo med svojimi počasnimi proaktivnimi ukrepi in prihranite delo za neaktiven čas.

Opišite svoj vozni red

Na papirju določite povprečni dan: začetek in končni čas, odmori in vsako delo, ki ga opravite pred ali po predvidenih urah. Delajte, ko ste najbolj pozorni ali počasi - ste počasno starter ali počasno po kosilu? Upoštevajte vsa presenečenja in izurite najboljši čas za vas, da naredite zapletene ali težke naloge. Ne zapravljajte svojih najbolj produktivnih časov, ki lovijo račune in spreminjajo tiskalne kartuše.

Pomislite na "način bossa" in "način dela"

Bodite pozorni in delajte ločeno in izboljšali boste oboje. Načrtujte ključne odločitve, načrtovanje projektov in ustvarjalno razmišljanje za najbolj proaktiven čas - takoj po prvi jutranji kavi, recimo. Vsakodnevne odločitve lahko počakajo na manj produktivne čase in shranite stvari, kot so čiščenje mape »Prejeto« ali mize za mrzlico po kosilu.

Zaščitite svojo pozornost

Na vašo pozornost sta dve vrsti možganov: notranji in zunanji. Prvi je lažje ravnati: odgovoriti na e-pošto v paketih in ne na prihod, in dodelite čas, v katerem lahko dovolite internetno raziskovanje. Zunanji napotki za pozornost so težji, vendar - če se lahko znebite - se izogibajte nepotrebnim sestankom in vklopite telefon samo v določenem času, namesto da bi bili ves čas dosegljivi. Če lahko, občasno delate iz kavarn - tam ni kaj storiti, temveč piti kavo in opraviti svoje najboljše delo.

Ustvarite "žepe za pozornost"

To pomeni iskanje časov v vašem dnevu, kjer ne delaš nič. Vodite fizične in digitalne datoteke za branje - to bo storila denarnica A4 in aplikacija Instapaper - tako da boste lahko dohiteli med komutacijami ali odmore. Ko je to druga stvar, preizkusite "seznam misli", vrsto velikih odločitev, ki jih sinhronizirate s telefonom, na katere se lahko sklicujete, ko čakate v čakalni vrsti za samopomoč.

Ustavi večopravilnost

Večopravilnost je nesmiselno vodenje v 90-ih letih. S prisilitvijo vaših možganov, da se premaknete iz ene stvari v drugo, v resničnem času uporabljate veliko duševnih naporov pri postavljanju časa in se potegnite od dela (in konča) stvari. Monotasking, s poudarkom na eni stvari naenkrat, je rešitev.

Pojdite stran od pisarne

"Vaše delovno okolje je lahko polno prekinitev in hrupa - pod pritiskom, izzivom, odprtim in osupljivim," pravi Allcott. "Vaše najboljše proaktivno delo na področju pozornosti bo morda treba opraviti zunaj te lokacije." Disciplinirajte svojega šefa, da ga sprejmete z razlago, da morate delati od doma ali kavarne za en dan - nato poskrbite, da boste delali svoje najbolj produktivno delo tisti dan.

Zberite dobre ideje

Ključne so metode zajemanja dobrih idej, ne da bi jih motili. Ohranjanje vašega "Like" tipka za Twitter za stvari, ki jih želite označiti, je ena od možnosti. Uporaba telefona v vašem telefonu ali odprtem dokumentu Google Drive so drugi.

Načrtovanje odlašanja

Trenerji produktivnosti prisežejo Pomodorojevim timerjem, imenovanim po tistih časovnikih v obliki paradižnika, ki so priljubljeni v visokokakovostnih kuhinjah. Poiščite brezplačno na tomato-timer.com in jo uporabite za načrtovanje rednih 25-minutnih kosov neprekinjenega dela, s petimi minutami kosov Twitter / Instagram / Angry Birds med njimi.

Imate manj sestankov

Ljudje so družabne živali, zato se srečanja zdijo produktivna uporaba časa. Tudi nekateri ljudje uživajo v piškotih in neučinkovitosti. Tukaj je vaša alternativna strategija upravljanja.

Ugrabljene mize

Naredite sestanke, ki jih imate na enem mestu, in pošljite e-poštno sporočilo, s katerim zahtevate dovoljenje za objavo na nekom mizi. Če se ne odzovejo (ali se vam izognejo), se obrnite na svoji mizi - če se vam ne bodo ničesar bolj znebili, zmanjšajte napolnjenost, ki sestavlja sestanke v sobah.

Poskusite MBWA

Management-by-Walking-Around je konsenzus-graditelj za ljudi, ki so kratki za čas: med dvema ali tremi tedni hodite med službami vaše zgradbe, kjer boste potrebovali prenosni računalnik, da boste lahko posneli vsa dejanja ali ideje, ki jih morate spremljati.

Pomislite na raven neba

Problem pri večini srečanj je, da so osredotočeni na podrobnosti, ne na veliko sliko. Ko so neizogibni, jih uporabite, da se osredotočijo na vprašanja, kot so "Kaj je tukaj pomembno: kakovost ali cena?" Ali "Kakšen je splošni pristop?" Ko se odločijo velike stvari, bodo pravilni ukrepi sledili naravno.

Kako biti produktivnost Ninja: skrbi manj, doseči več in ljubi Kaj počneš Graham Allcott je zdaj na voljo (Icon Books, 8,99 £), kupi na Amazon

Urednik In Avtor.

Delite S Svojimi Prijatelji
Prejšnji Članek
Naslednji Članek

Objavi Svoj Komentar